Πολιτική Απορρήτου

1. Εισαγωγή

Αυτή η Πολιτική Απορρήτου περιγράφει πώς η SmartMargin συλλέγει, χρησιμοποιεί και προστατεύει τα προσωπικά σας δεδομένα. Χρησιμοποιώντας την πλατφόρμα SmartMargin, συναινείτε στις πρακτικές που περιγράφονται στην παρούσα πολιτική.

2. Πληροφορίες που Συλλέγουμε

Συλλέγουμε πληροφορίες όπως το όνομά σας, τη διεύθυνση email, τα στοιχεία της εταιρείας σας, δεδομένα που χρησιμοποιούνται στην πλατφόρμα, καθώς και επιχειρησιακά δεδομένα από τιμολόγια ή αποδείξεις που μας παρέχετε. Συλλέγουμε επίσης δεδομένα χρήσης σχετικά με τον τρόπο που αλληλεπιδράτε με την Πλατφόρμα. Στο πλαίσιο των υπηρεσιών μας, επεξεργαζόμαστε επιχειρησιακά δεδομένα που προέρχονται από τα δικά σας πληροφοριακά συστήματα — όπως POS, ERP, back-office, συστήματα αποθήκης και αρχεία Excel. Τα δεδομένα αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Πωλήσεις ανά προϊόν, κατηγορία ή υπάλληλο

• Food cost ανά πιάτο ή shift

• Κόστη προμηθειών, μισθοδοσίας και αποθεμάτων

• Επίδοση καταστημάτων, εξυπηρέτηση πελατών (NPS, CSAT, CSS), loyalty

Αυτά τα δεδομένα χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για την παραγωγή αναφορών, στατιστικών, ειδοποιήσεων και AI συστάσεων που βοηθούν στη βελτίωση της λειτουργίας και της κερδοφορίας της επιχείρησής σας.

Όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται με ασφάλεια, παραμένουν εμπιστευτικά και δεν διαμοιράζονται με τρίτους. Μπορούμε να συνάψουμε και Συμφωνητικό Επεξεργασίας (DPA) εφόσον ζητηθεί.

3. Πώς Χρησιμοποιούμε τις Πληροφορίες σας

Χρησιμοποιούμε τις πληροφορίες σας για να παρέχουμε και να βελτιώνουμε την Πλατφόρμα, να εξατομικεύουμε την εμπειρία σας, να επικοινωνούμε μαζί σας για τον λογαριασμό σας και να συμμορφωνόμαστε με νομικές υποχρεώσεις.

4. Ασφάλεια Δεδομένων

Εφαρμόζουμε εύλογα μέτρα ασφαλείας για την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, χρήση ή αποκάλυψη. Οι φωτογραφίες τιμολογίων αποθηκεύονται σε κρυπτογραφημένη υποδομή cloud με περιορισμένη πρόσβαση μόνο σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό. Ωστόσο, κανένα σύστημα ασφάλειας δεν είναι απολύτως απρόσβλητο.

5. Διατήρηση Δεδομένων

Διατηρούμε τις πληροφορίες σας μόνο για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται για την εκπλήρωση των σκοπών για τους οποίους συλλέχθηκαν ή όπως απαιτείται από τον νόμο.

6. Τα Δικαιώματά σας

Έχετε το δικαίωμα να αποκτήσετε πρόσβαση, να διορθώσετε ή να διαγράψετε τα προσωπικά σας δεδομένα. Παρακαλούμε επικοινωνήστε μαζί μας στο support@smartmargin.com για να ασκήσετε αυτά τα δικαιώματα.

7. Σύνδεσμοι προς Τρίτους

Η Πλατφόρμα μας ενδέχεται να περιέχει συνδέσμους προς ιστότοπους τρίτων. Δεν φέρουμε ευθύνη για τις πρακτικές απορρήτου αυτών των ιστότοπων.

8. Αλλαγές στην Πολιτική

Ενδέχεται να ενημερώνουμε την Πολιτική Απορρήτου κατά καιρούς. Θα αναρτούμε οποιεσδήποτε αλλαγές στην Πλατφόρμα.

9. Πολιτική Cookies

Χρησιμοποιούμε cookies για να βελτιώσουμε την εμπειρία σας στην Πλατφόρμα μας. Τα cookies είναι μικρά αρχεία κειμένου που αποθηκεύονται στη συσκευή σας. Μπορείτε να ελέγξετε τη χρήση των cookies μέσω των ρυθμίσεων του προγράμματος περιήγησης. Ωστόσο, η απενεργοποίηση των cookies ενδέχεται να επηρεάσει τη λειτουργικότητα της Πλατφόρμας.

10. Μεταφορά Δεδομένων

Εάν βρίσκεστε εκτός Ελλάδας, σημειώστε ότι τα προσωπικά σας δεδομένα ενδέχεται να μεταφερθούν και να αποθηκευτούν σε διακομιστές που βρίσκονται στην Ευρωπαϊκή Ένωση ή στις Ηνωμένες Πολιτείες. Χρησιμοποιώντας την Πλατφόρμα, συναινείτε σε αυτή τη μεταφορά και αποθήκευση.

11. Εμπορικές Επικοινωνίες

Με τη συγκατάθεσή σας, ενδέχεται να σας αποστέλλουμε εμπορικές επικοινωνίες σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και προσφορές μας. Μπορείτε να διαγραφείτε από αυτές οποιαδήποτε στιγμή, κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο διαγραφής στα emails μας ή επικοινωνώντας απευθείας μαζί μας.

12. Προστασία Παιδιών

Η Πλατφόρμα δεν απευθύνεται σε παιδιά κάτω των 13 ετών και δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας προσωπικά δεδομένα παιδιών. Εάν διαπιστώσουμε ότι έχουμε συλλέξει κατά λάθος δεδομένα παιδιού κάτω των 13 ετών, θα προβούμε σε άμεση διαγραφή τους.

13. Νομική Βάση Επεξεργασίας Προσωπικών Δεδομένων

Επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα βάσει των παρακάτω νόμιμων βάσεων:
• Για την εκπλήρωση συμβατικών υποχρεώσεων (π.χ. παροχή υπηρεσιών μέσω της Πλατφόρμας)
• Με τη συγκατάθεσή σας για συγκεκριμένες δραστηριότητες, όπως εμπορικές επικοινωνίες
• Για συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις
• Για έννομα συμφέροντά μας, όπως η βελτίωση των υπηρεσιών μας

14. Επεξεργασία Επιχειρησιακών Δεδομένων (POS, ERP, Τιμολόγια & Excel)

Στο πλαίσιο των υπηρεσιών μας, επεξεργαζόμαστε δεδομένα τιμολογίων και αποδείξεων που μας αποστέλλετε μέσω φωτογραφίας, email ή WhatsApp, με σκοπό την παράδοση δομημένων αρχείων Excel/CSV. Τα δεδομένα αυτά περιλαμβάνουν:
• Ονόματα προμηθευτών
• Ονομασίες προϊόντων και ποσότητες
• Τιμές, φόρους και σύνολα
• Αριθμούς τιμολογίων και ημερομηνίες έκδοσης

Τα δεδομένα αυτά επεξεργάζονται αποκλειστικά για σκοπούς ανάλυσης κόστους και αναφοράς εκ μέρους σας και θεωρούνται εμπιστευτικά επιχειρησιακά δεδομένα.

Τα τιμολόγια αποθηκεύονται με ασφάλεια και διαγράφονται αυτόματα μετά από 90 ημέρες, εκτός εάν έχει συμφωνηθεί διαφορετικά.

Λειτουργούμε ως εκτελών την επεξεργασία (data processor) σύμφωνα με τον GDPR, ενώ εσείς παραμένετε υπεύθυνος επεξεργασίας (data controller) των επιχειρησιακών σας εγγράφων. Διατίθεται Συμφωνητικό Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA) κατόπιν αιτήματος.

15. Επικοινωνία

Για οποιαδήποτε ερώτηση ή ανησυχία σχετικά με την παρούσα Πολιτική Απορρήτου, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας στο support@smartmargin.gr.